Molte volte ho utilizzato questo metodo per motivi vari, ma ultimamente devo dire che si appresta benissimo come un vero e proprio scadenziario, di ogni tipo di cosa, ad esempio manutenzioni, interventi etc.; quindi, andremo a creare grazie ad excel uno scadenziario automatico.
(Le figure le troverete in fondo all’articolo in un file in Pdf)
Il concetto fondamentale è che il foglio che creeremo dovrà essere tenuto aggiornato da noi ogni volta che effettuiamo l’operazione dettata dalla nostra scadenza.
Supponiamo di avere 3 tipologie di beni a cui dover porre le nostre attenzioni per le relative scadenze.
Bene A: scadenza trimestrale
Bene B: Scadenza mensile
Bene C: Scadenza settimanale
Apriamo il nostro excel, io utilizzo il 2007, ma va bene anche il 2003 oppure openoffice.
Creiamo sulla prima colonna il nome dei nostri beni da monitorare, sulla seconda colonna indichiamo la periodicità di scadenza, sulla terza colonna indichiamo la data dell’ultimo intervento effettuato, sulla quarta colonna la data che la nostra scadenza ci impone (!?attenzione, per il corretto funzionamento, ad ogni intervento eseguito aggiornate questa casella con la data della prossima scadenza)
Nella quinta colonna dovremmo inserire la data odierna, ma attraverso la formula di excel che farà seguire a quella casella giorno dopo giorno la data corrispondente. (FIG.1)
Dovremo pertanto selezionare la casella, dopo di che andiamo alle formule e dalla categoria “data e ora” applichiamo “adesso” (FIG.2)
Mentre le restanti caselle dovranno essere formattate secondo la data (FIG.3)
Bene, adesso andiamo a selezionare la prima casella di “data odierna” per il bene A, e selezioniamo “formatazzione condizionale” (FIG.4)
e clicchiamo “nuova regola”. Dal menu che appare selezioniamo la seconda voce (FIG. 5 quadrato rosso) adesso cliccando prima sul quadratino viola, dovremo selezionare la casella dalla data di ultimo intervento per il bene A (FIG. 6 quadrato viola 1) e successivamente cliccare (FIG. 6 quadrato viola 2). Adesso nella finestra noterete nel basso la sezione “anteprima”, cliccate sul tasto “formato” e selezionate il colore verde, e date OK.
Ora è la volta del quadratino verde di FIG. 5, e ripetere le voci della FIG.6 ma impostando la casella “data prossimo intervento”; adesso non ci resta che cliccare OK.
Bene, proseguiamo, selezioniamo nuovamente la casella di data odierna e selezioniamo ancora una volta “formattazione condizionale”; solo che adesso dobbiamo cliccare “gestione regole”.
Dal menu che appare (FIG. 7) selezioniamo “nuova regola” e siamo di nuovo al punto della FIG. 5 questa voltà però dobbiamo selezionare invece che “tra” il valore “maggiore di” (FIG.8), e come abbiamo fatto alla FIG. 5 e 6 selezioniamo la casella della “data prossimo intervento” clicchiamo e tornando alla finestra precedente, andiamo alla sezione “anteprima” clicchiamo “formato” e selezioniamo il colore rosso, diamo OK, diamo di nuovo OK e OK fino a chiudere ogni finestra.
Perfetto, inserite le vostre date, e noterete che , se la data odierna è compresa tra le date di “data ultimo intervento” e “data prossimo intervento” avrete una colorazione verde….il che indica che tutto va bene, ma supponiamo che abbiamo scordato l’intervento, e non abbiate aggiornato la casella “data prossimo intervento” e la data odierna ha superato tale data, la casella sarà rossa, il che vi indica che vi siete dimenticati dell’intervento da fare o da registrarlo su questo foglio.
Per ogni altro bene etc. il procedimento è il solito!
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Commenti...
Buondì, non riesco ad aprire le foto nè in pdf nè in jpg. Poteti dirmi come fare? Sono molto interessato al tema dello scadenziario. Grazie
Ciao sono molto interessato a questo tutorial ma mi manca qualcosa !?
Non capisco come fa a stabilire le scadenze Bimestrali, trimestrali, settimanali.
Non sono state impostate…nel tutorial, infatti se inserisco date nell’intervallo tra ultimo e prossimo intervento mi segnala verde e/o rosso, ma, non segnala se scaduto dopo tre mesi (bene A) o dopo due mesi (bene B) etc…
Pertanto funziona benissimo per l’intervallo non per trimestre, settimanale, bimestre.
Potresti spiegarmi cosa mi sfugge?
Grazie infinite e buon lavoro.
# 27/11/2010 07:52